系統介紹
如何快速準確的找到檔案呢？在檔案管理館、企事業單位檔案管理處，經常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。目前國內檔案館主要運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。RFID射頻識別技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識。
建設功能
鑒于RFID自動識別技術的優點，將其應用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID射頻識別技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，如圖所示。
檔案管理系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括UR6258超高頻固定式讀寫器與MT7000手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID電子標簽讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入RFID標簽或是將RFID電子標簽中的信息導入數據庫；手持式超高頻數據采集終端是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。
2、檔案管理信息系統
該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。
3、系統具體功能如下：
（1）儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現檔案館儲位的可視化、動態化管理。
（2）查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。
（3）銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀管理子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
（4）安全管理子系統：該子系統負責檔案防盜和現場監管，實施檔案管理的安全機制。當檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經查詢子系統發出出庫指令情況下），安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。
綜上所述，RFID自動識別數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID射頻識別數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫RFID電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。
1、非接觸式數據采集。RFID射頻識別技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID電子標簽的檔案盒在UR6258閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。
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RFID超(chao)高頻(pin)UHF館員工作站(zhan)讀(du)寫器(qi)UR6206
2、快速掃描，且一次性數據處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個RFID射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如UR6258電子標簽讀寫器可以每秒讀取800個電子標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過500倍。
3、標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID電子標簽可存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。
4、安全性高。電子標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
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RFID超高頻(pin)分體(ti)式(shi)電子(zi)標簽讀寫器UR6258
5、抗污染性能強和耐久性，傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID芯片對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。
6、體積小型化、形狀多樣化，RFID射頻識別在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID電子標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。
7、可重復使用，現今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。
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8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼
9、標簽具有EAS防盜功能，配合UD6680門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。
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